Het documentbeheersysteem AutoDesk Vault krijgt te weinig aandacht en heeft een aantal no-nonse mogelijkheden die elke AutoCAD gebruiker zou moeten aanspreken.
Daarom even een kleine opfrissing van het geheugen.
Inleiding
Documentbeheersystemen zijn hot. Iedere rechtgeaarde PC-gebruiker realiseert zich langzaam dat het zoeken in die grote hoop bestanden wel eens erg lang kan duren en erg vervelend kan zijn. Dat is natuurlijk voor CADbestanden net zo. Een groot aantal leveranciers heeft daar al op ingespeeld. Ook AutoDesk, maar daar horen we op een of andere manier niet zo veel van. Al geruime tijd wordt de module Autodesk Vault met Autodesk Inventor meegeleverd en geïnstalleerd. Toch is de module ook als zelfstandig product beschikbaar. Deze module biedt net die hoeveelheid basisfunctionaliteit die je van een tekeningbeheersysteem mag verwachten. En dus wordt het product tekort gedaan wanneer er te weinig aandacht voor is. Misschien kan deze korte uiteenzetting daar een klein beetje verbetering in brengen.
In essentie een documentbeheersysteem
De essentie van een documentbeheersysteem kan beschreven worden als een registratiesysteem (meestal een database) waarin de opslag, de registratie van kenmerkende gegevens en de toegang tot de documenten geregeld is. Zo ook bij Autodesk Vault. Het systeem behelst een (MS SQL) database waarin ingelogd moet worden om de documenten te bereiken. Eenmaal ingelogd kan men de documenten geordend benaderen en de kenmerken van die documenten bekijken en/of wijzigen en natuurlijk het document bekijken of zelfs openen (als je daar voldoende rechten voor hebt tenminste)
Belangrijk is dat bij een dergelijke centrale opslag van documenten het beheren van versies (heb ik wel de goede versie) eenvoudig en doeltreffend is. Daarnaast zijn de documenten natuurlijk beveiligd tegen ongeoorloofd inzien of wijzigen.
Belangrijk is ook de constatering dat de files zelf niet in die database staan,maar wel een verwijzing naar de locatie van die files.
De ordeningsstructuur die men in het beheersysteem wil hanteren is volkomen vrij. De gebruiker herkent mappen en submappen volgens een ordening die hem of haar bekend zou moeten voorkomen. Afhankelijk van het soort werk kan de ordening met projectdelen, betrokken partijen of projectdeelnemers (onderaannemers), bouw- of onderhoudsfasen, bedrijfsonderdelen of wat dan ook te maken hebben. In elk geval voor de deelnemers/gebruikers herkenbaar.
Geen oeverloze invuloefening
Het is natuurlijk mogelijk de CADdocumenten van een oneindige hoeveelheid nuttige kenmerken te voorzien, zodat elk denkbaar gegeven van het document geregistreerd is, maar Autodesk heeft besloten dit niet te doen. Slechts het hoognodige (naam, versie en enkele opmerkingen) wordt geregistreerd. Daarmee verwordt het registreren voor de tekenaar niet tot een oeverloze invuloefening.
Uiteraard kan binnen het systeem gezocht worden op de kenmerken van een document: naam, versie comment etc.
De werking in het kort
Wanneer men een document wil openen zal het document beschikbaar moeten komen. Dit heet Check-out. Het originele document wordt (met eventuele xrefs) gekopieerd naar een werkomgeving en als het gewijzigde document eenmaal afgesloten wordt, wordt de bijgewerkte versie weer teruggekopieerd in de “vault”. (“check-in”)
Intussen wordt in AutoDesk Vault op de achtergrond een Publish-bestand (DWF) van de tekening gemaakt en ook dit wordt in de map van de Vault opgenomen. Deze DWF biedt andere gebruikers van Vault (met name de niet-AutoCAD gebruikers) de mogelijkheid om de tekening te bekijken (met DWF viewer) waarbij zoomen, lagen aan/uitzetten en plotten tot de basismogelijkheden behoren. Op deze wijze kunnen alle betrokkenen bij het project te allen tijde de (nieuwste) informatie inzien.
Terwijl het originele document in bewerking is zal dit “gelocked”zijn, dus voor andere niet wijzigbaar.
Met “get latest version” bent u er van verzekerd dat u de nieuwste versie van dat document hebt.
Doordat ook de xrefs van een document geregistreerd worden, kan beheer van alle documenten geregeld worden. Autodesk Vault noemt dit “uses” en “where used”
Als het product eenmaal geïnstalleerd is de koppeling met AutoCAD al een feit. Onder het Filemenu vind je een nieuwe optie Vault die je toegang geeft tot het tekeningbeheersysteem. Daarnaast is er ook een shortcut op de desktop die je direct toegang geeft tot de Vault Explorer (dus zonder AutoCAD te starten)
Het invoegen van documenten in het systeem (opnemen in de vault) kan vanuit AutoCAD gebeuren (dan worden ook de bekende xrefs mee geregistreerd) of vanuit de Vault Explorer gebeuren. In alle vallen is het document vanaf dat moment onder regime van het beheersysteem.
Tot slot
Het beheer van documenten en gebruikers in het systeem is in de afgelopen tijd steeds verder uitgebreid, uiteraard naar aanleiding van wensen van gebruikers. Zo kent de laatste versie gebruikersgroepen (met bijbehorende groepsrechten) en de mogelijkheid om documenten te verplaatsen waarbij de xref-relaties in stand blijven. Daarnaast is ook aandacht besteed aan het inbrengen van (grote hoeveelheden) bestaande documenten.
Autodesk Vault is nauw gerelateerd aan Autodesk Productstream en aan AutoDesk Streamline. Deze twee producten omvatten software voor het beheren van informatie voor productie (stuklijsten, goedgekeurde tekeningen etc.) en voor publicatie (vrijgavebeheer) Toch kan AutoDesk Vault heel goed als zelfstandig product de opstap naar documentbeheer in een willekeurige organisatie vorm geven. Juist door de beknopte maar complete wijze van registreren en de krachtige mogelijkheden van viewing en toegangsbeheer kan dit een oplossing bieden die de tekenaars minimaal belast maar de organisatie maximaal voorbereidt op structureel documentbeheer
