Documentmanagement draait om het beheren en terugvinden van informatie zoals tekeningen, projecten, brieven en mail, maar ook om metadata als aantallen, bestandsgrootte en formaten.

Een documentmanagementsysteem is een opslagsysteem waarin documenten met beschrijvende metadata opgeslagen worden. Een document kan formeel geïndexeerd worden met toegevoegde metadata in de vorm van kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. Dit maakt het eenvoudig om het document en gerelateerde documenten terug te vinden. Documenten kunnen ook inhoudelijk geïndexeerd worden met full-text zoekmogelijkheden. Afbeeldingen kunnen hierbij met OCR in leesbare tekst omgezet worden, die vervolgens geïndexeerd kan worden door het documentmanagementsysteem.

De documenten zelf kunnen ook in de database opgeslagen worden of op een beveiligde netwerklocatie die via de database toegankelijk is. Met de juiste indexering is het makkelijk een document terug te vinden. Indexeren kan handmatig.

Versiebeheer is handig wanneer een document regelmatig wordt aangepast. Lezers van het document weten zo of het document is aangepast, wat de aanpassing is en door wie deze is aangebracht. Actuele versies kunnen met vorige versies vergeleken worden en indien nodig hersteld; bijvoorbeeld door het terugzetten van een vorige versie. Met versiebeheer is het niet nodig om oudere versies als afzonderlijke documenten te bewaren. Er ontstaan zo minder snel misverstanden over wat de actuele versie is. Daarnaast kost versiebeheer minder opslagruimte dan het opslaan van de afzonderlijke documenten.

Documentmanagement-oplossingen van Studio4D

  • 2D-tekeningen indexeren
  • 3D-tekeningen indexeren
  • PDF’s via OCR indexeren
  • Indexsleutels bedenken en implementeren
  • Bestaand materiaal indexeren volgens nieuwe sleutels
  • Extra indexeringen toevoegen
  • Versiebeheer

Studio4D heeft al meer dan 20 jaar ervaring met documentmanagement. Documentmanagement is niet het eerste waar aan gedacht wordt bij de implementatie van nieuwe software, maar is essentieel in het soepel samenwerken binnen een organisatie. Problemen waar u tegenaan loopt hebben wij vrijwel zeker al opgelost.

Bel ons direct voor een oplossing voor uw documentmanagement op +31 73 6442866